Dans le monde d'aujourd'hui, l'expression "le temps, c'est de l'argent" n'a jamais été aussi pertinente. Il est absolument vital de faire les choses en temps voulu, avec un minimum de tracas et le moins de perte de temps possible. Il n'est donc pas surprenant que les entreprises de toutes formes et de toutes tailles, dans une myriade de secteurs, soient toujours à la recherche de moyens pour gagner du temps et devenir plus efficaces dans leurs opérations quotidiennes.
Il existe peut-être de nombreux domaines dans lesquels votre entreprise peut gagner du temps et améliorer son efficacité, et l'un de ces domaines est certainement la comptabilité fournisseurs. En effet, quel que soit le type d'entreprise que vous dirigez, il y a toujours des factures à payer, à trier et des finances à suivre. Il peut donc être très judicieux de mettre en place des mesures pour réduire le temps consacré aux processus de comptes fournisseurs. Voici quelques conseils et astuces pour vous aider.
Simplifier le flux de travail
L'un des premiers conseils que nous pouvons donner lorsqu'il s'agit d'améliorer l'efficacité des processus de comptes fournisseurs est de rendre l'ensemble du flux de travail des comptes fournisseurs aussi simple que possible. Cela signifie qu'il faut essayer de réduire le nombre de vérifications que vous effectuez et essayer de centraliser toutes les données dans un référentiel facile d'accès.
Faire appel aux technologies de pointe
À l'ère technologique actuelle, il existe de nombreux outils technologiques et logiciels qui peuvent améliorer l'efficacité dans de nombreux domaines de l'entreprise, y compris les comptes fournisseurs. Les systèmes d'automatisation des comptes fournisseurs peuvent vous aider à gagner énormément de temps et à réduire le risque d'erreur humaine également, alors découvrez ces solutions technologiques et commencez à les utiliser dès aujourd'hui.
Débuter tôt
Lorsqu'il s'agit d'approuver les factures et de gérer vos différents processus de comptes fournisseurs, il est toujours préférable de s'y prendre tôt. Cela permet à vos professionnels de la comptabilité fournisseurs de se sentir moins sous pression, ce qui les rend moins susceptibles de se précipiter dans le processus et de faire de simples erreurs qui pourraient générer des problèmes et des charges de travail plus importantes par la suite.
Renforcer les limitations d'accès
Une autre bonne pratique à adopter en matière de comptabilité fournisseurs est de contrôler soigneusement l'accès aux fichiers clés, comme le fichier principal des fournisseurs, afin de réduire le risque d'erreurs accidentelles, de violations de données ou de fuites. Veillez à ce que seules les personnes ayant l'expérience et l'ancienneté requises aient accès aux fichiers clés et limitez l'accès des autres utilisateurs pour éviter toute erreur ou situation difficile.
Valoriser vos équipes
En fin de compte, toute entreprise dépend de ses employés. Vous avez besoin qu'ils accomplissent leurs tâches et leurs fonctions aussi efficacement que possible pour que votre entreprise continue de croître et d'évoluer, et si leur motivation ou leur niveau de concentration commence à baisser, vous pouvez en voir les effets sur vos résultats. Motivez, inspirez et valorisez vos travailleurs en créant une culture de travail positive, en répondant aux demandes des employés et en montrant que vous vous souciez de leurs besoins.
Faire des factures votre priorité absolue
Lorsque vous effectuez des vérifications pour vos processus comptable, assurez-vous de porter une grande partie de votre attention sur les factures. Elles doivent être classées par ordre de priorité en fonction de la date d'échéance et des conditions de paiement, et il est vital de mettre de l'ordre dans vos factures, car un seul paiement manqué ou retardé peut avoir beaucoup de conséquences pour l'entreprise par la suite.
Renégocier régulièrement
De nombreuses entreprises font l'erreur d'agir comme si les conditions de paiement de leurs fournisseurs ne pouvaient jamais être modifiées, mais ce n'est tout simplement pas vrai. Au fil du temps, les situations changent, et vous pourriez obtenir un meilleur taux qui pourrait aider votre entreprise de bien des façons différentes. Tout ce que vous avez à faire est d'appeler le fournisseur et d'essayer de renégocier. Il se peut qu'il refuse, mais il est toujours sage d'essayer.
Une communication solide est essentielle
La communication fait partie intégrante de toute entreprise et joue un rôle clé dans de nombreux aspects de l'entreprise type. Elle est également très importante pour la comptabilité fournisseurs, car les processus peuvent être retardés ou des erreurs peuvent se produire si des lignes de communication claires ne sont pas ouvertes entre vos équipes de comptabilité fournisseurs. Mettez en place un canal de communication solide, en utilisant les systèmes numériques si nécessaire, afin de vous assurer que tous les membres de votre équipe peuvent se tenir informés et sur la même longueur d'onde.
Utilisez le RACI pour plus de clarté
Lors de l'exécution de tout type de devoir ou de tâche liée au travail en équipe, il est vital que chaque membre de l'équipe connaisse son rôle spécifique par rapport à l'ensemble du groupe. La structure RACI peut vous y aider. RACI est l'abréviation de Responsible, Accountable, Consulted, and Inform. Chaque membre de l'équipe devrait correspondre à l'une de ces catégories, et cela peut aider tous les membres de la comptabilité à comprendre où ils en sont.
Réduire les responsabilités de vérification
Souvent, c'est le directeur financier qui doit signer les vérifications, mais les vérifications réelles sont effectuées par les membres de l'équipe dans tout le service comptables. Si l'équipe comptable fait son travail correctement, le DAF ne devrait pas avoir besoin de vérifier chaque petite donnée avant de signer. Si vous optimisez suffisamment bien votre processus, vous pouvez supprimer certaines des étapes de vérification inutiles et faire gagner beaucoup de temps à tout le monde.
Vivre sans papier
L'époque des classeurs et des rames de documents s'estompe peu à peu, car de nombreuses entreprises du monde entier se passent de papier et optent plutôt pour des documents numériques et des solutions de stockage sur le cloud. Faites vous-même un essai avec l'aide d'un logiciel de confiance et dites adieu aux factures et aux chèques en papier.
Les comptes fournisseurs peuvent parfois sembler être une lourde tâche, et c'est un aspect important de toute entreprise qui doit être traité avec soin, mais avec ces conseils et astuces, vous pouvez optimiser vos processus comptables comme jamais auparavant.